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管理

內聯通裡的訊息是根據它們的層次性質去分類,組成一個樹圖。訊息樹圖就像微軟作業系統的檔案管理員
用戶可以用以下方法找到訊息樹圖:

  • 點擊通訊>訊息管理員
  • 點擊下拉選單裡的訊息管理員;管理員視窗會彈出
  • 點擊相關分頁列表(訊息視窗)裡的位置分頁
  • 每一個在月誌裡的訊息都是組成樹圖的組件

 

訊息管理員

訊息管理員並沒有任何按鈕;它的操作就像是微軟的檔案管理員,以下是管理員的操作簡介

  • 點擊出點選訊息
  • Alt+點擊 或 Shift+點擊去選擇多個訊息
  • 雙擊去開啟訊息視窗和顯示子訊息
  • 右擊去顯示功能選單


圖:功能選單

以下是右擊功能選單的選項...

  • 搜尋和排序:搜尋或排序子訊息
  • 顯示所有:顯示所有經過排序和搜尋的子訊息
  • 刷新:刷新已點選的訊息
  • 保留已點選的節點:保留在剪貼板已選擇的訊息(樹圖裡的訊息叫作節點)。用戶可以用作移動節點(就像剪切和貼上)或貼上節點的連結(就像複製和貼上)
  • 貼上節點的連結:貼上一個節點的連結(沒有移動本來的節點;就像是貼上文件的捷徑)
  • 移動保留的節點到這裡:就如字面所說的
  • 保留已點選的節點和移動節點:就像是剪下和貼上
  • 刪除:刪除已點選的訊息;如刪除的是節點的連結,系統只會刪除連結,節點的本身是不會被刪除
  • 移去回收筒:把已點選的訊息移去回收筒。在大多的情況,移去回收筒相等於刪除(除了連結和未貼上的訊息)。至於為甚麼分為兩個按鈕?請參考刪除按鈕的部分。
  • 撰寫新訊息:在此撰寫新訊息
  • 展開:顯示子訊息
  • 瀏覽:在訊息視窗瀏覽訊息;雙擊訊息可以同時展開和瀏覽訊息內容
  • 修改:修改訊息,和訊息視窗的修改按鈕相似;請參考修改訊息的專頁
  • 把所有子訊息列為已讀:如字面所說
  • 上個節點:只對根訊息有用;顯示上一個根訊息
  • 上移:只對根訊息有用;顯示父訊息
  • 支援拉放或創作連結
    • 在樹圖裡拉放訊息
    • 從訊息視窗(訊息題目)或訊息夾拉放

 

子節點與全部子節點

  • 子節點:父節點下的節點
  • 全部子節點:所有下層的子節點,包括子節點和再下層的節點等等


用戶可在訊息視窗的下拉式選單裡找到全部子節點的資料

  • 所有子訊息:顯示所有子訊息(運作需時)
  • 子[工作]/[事項]:顯示所有[工作],[事項]和[事曆]的子訊息(運作需時)
  • 子附件:顯示所有子訊息的附件(運作需時)
  • 子備份:載出所有的子訊息連同附件,另儲於硬盤(運作需時)
    (此功能只供帶有[部門主管-訊息]屬性的用戶使用)

 

訊息的分類

訊息分類是內聯通相當關注的題目。在一般的情況,電子郵箱都是個人的,我們可以隨便把我們的郵件分類。但是,在內聯通裡,用戶處理的可能是共用郵箱。
正因為這樣,內聯通有一連串的指引和建議。

備註:
群組訊息:供多於一個用戶閱讀的訊息
個人訊息:只有一個用戶可閱讀的訊息

提示:請參考誰可以閱讀訊息的專頁

 

個人根資料夾與內建資料夾(Personal Root Folder VS Internal Folder)


用戶可以在他們的個人根資料夾裡創建子文件夾去替訊息分類。
用戶該在內建資料夾裡創建子資料夾來把群組訊息分類;管理人員可先內部定下分類的規則。去提升效率,用戶應該在接收/撰寫訊息的那一刻就把訊息分類,放置在創建的子資料夾裡。內聯通強烈建議硬性規定一個用戶進行訊息分類的工作。為使分類清晰,該用戶更可以修改訊息的題目,內容和開放程度等等。

 

外連內移

這是內聯通管理的標語,它的意思是:

  • 移動訊息去把個人根資料夾的訊息分類
  • 連結訊息去把個人根資料夾的訊息分類

如果,訊息是用戶的個人訊息(沒有其他收件者或抄送人),用戶絕對可以把這訊息移動到個人根資料夾裡的任何子資料夾裡
如果,訊息是群組共享的訊息,用戶就要把訊息的連結去內部創建資料夾,不可亂動訊息的位置

 

開放程度

開放程度是一個訊息的屬性;它有兩個選項:

  • 只有特定讀者:移動或連結訊息都是獨立進行
  • 所有相關讀者:如移動或連結訊息去其他訊息下,該父訊息的讀者也可以閱讀剛移去訊息

 

<標籤

<訊息標籤是系統自動加進訊息裡的,代表該訊息還沒分類;用戶把訊息分類(連結或移動)後,該標籤就會自動消失。

 

團隊工作

訊息分類是一種團隊工作;管理人員可先指定一個電腦知識或對文件分類認識豐富的用戶來作訊息分類的工作,那其他的用戶都可以坐享其成。